Houston LKV Rekisteri- ja tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Pinnoitetalo Oy, Houston LKV
Aleksis Kiven katu 10 E 47 33210 Tampere
toimisto@houstonlkv.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mikko Levo
puh. 040 965 5550
mikko@houstonlkv.fi

Rekisterin nimi

Houston LKV:n ”asiakasrekisteri”

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Houston LKV noudattaa asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muita voimassa olevia lakeja, asetuksia ja määräyksiä Suomen lainsäädännössä. Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus Henkilötietojen käsittely perustuu sopimus- tai asiakassuhteeseen verrattavissa olevan suhteen hoitamiseen:

• sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esimerkiksi myyjä, vuokranantaja) kanssa

• toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esimerkiksi ostaja, vuokralainen) kanssa

• muu sopimus- tai asiakassuhde (esimerkiksi arviointitoimeksianto, muu asiantuntijapalvelu) Rekisterinpitäjä voi myös kerätä tietoja kohde-esittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä.

Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö Houston LKV on velvollinen pitämään toimeksiannoista päiväkirjaa sekä säilyttämään toimeksiantoon liittyvät asiakirjat lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) nojalla. Houston LKV on myös ilmoitusvelvollinen ja velvoitettu tuntemaan asiakkaansa lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) nojalla. Jos asiakkaan tuntemistietoja on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi, ei tuntemistietoja käytetä muuhun yhteensopimattomaan tarkoitukseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

– perustiedot, kuten etu- ja sukunimet ja syntymäaika

– yhteystiedot, kuten postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet

– henkilötunnus

– kansalaisuus

– kieli

– yrityksen tai yhteisön ollessa kyseessä, yritystiedot, kuten y-tunnus ja kaupparekisteriote

– omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön perustiedot, yhteystiedot ja henkilötunnus

– laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

– toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot

– välitettävää kohdetta koskevat tiedot

– omistusta ja saantoa koskevat tiedot

– mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot

– lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat- ja kiellot

– toimeksiannon yhteydessä asiakkaan itse antamat muut tiedot

– toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntoesittelyt, vastaanotetut tarjoukset ja niiden sisältö

– kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta- tai vuokran määrä, kaupan ehdot

– varainsiirtoverotiedot

– välityspalkkio

– reklamaatiot

– vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot maksukyvyn arvioimista varten asunnon vuokraus tilanteissa

– rahanpesulain edellyttämät tiedot, asiakkaantuntemistiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot

Verkkosivujen evästeet

Houston LKV:n internet-sivustot (https://www.houstonlkv.fi) käyttävät evästeitä. Houston LKV käyttää kolmannen osapuolen evästeitä (Google Analytics- työkalut) sivustolla vierailevan tunnistamiseen ja analytiikan ja käyttäjätietojen keräämiseen internet-sivujen toiminnan analysoimiseksi ja parantamiseksi. Kyseisille kolmannen osapuolen evästeille pyydetään suostumus erikseen verkkosivustolla. Google yhtiöiden tietosuojaseloste on luettavissa: https://policies.google.com/privacy?hl=fi

Henkilötietojen säilytysaika

Toimeksiantopäiväkirjoja ja toimeksiantoihin liittyviä asiakirjoja säilytetään kymmenen (10) vuotta lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) nojalla. Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä nojalla asiakkaan tuntemistietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei tietojen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin tai rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevien oikeuksien turvaamiseksi. Henkilötietoja voidaan edellä mainittujen laissa määrättyjen säilytysaikojen lisäksi myös säilyttää niin kauan kuin se nähdään tarpeelliseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen, ja muiden asiantuntijapalveluiden käyttöön liittyvien tapahtumien yhteydessä, kohde-esittelyissä sekä rekisterinpitäjän internet-sivuston yhteydenottolomakkeilta. Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan myös selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä isännöitsijäntoimistoista, digi- ja väestötietorekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä (patentti- ja rekisterihallitus, YTJ, maanmittauslaitos) sekä luottotietorekisteristä. Yritysten ja muiden organisaatioiden tietoja sekä yhteystietoja voidaan kerätä lisäksi julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta ja hakemistopalveluista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa, osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai muun asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa esimerkiksi isännöitsijälle, maanmittauslaitokselle sekä riitatapauksissa juridisille toimijoille. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun. Kiinteistönvälitysalan Keskusliiton hintaseurantapalvelun tietosuojaseloste on luettavissa: https://www.hintaseurantapalvelu.fi/kvkl-hsp-tietosuoja-jarekisteriseloste-2021-10.pdf

Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta vain rekisterinpitäjän lukuun. Alihankkijoita voivat olla kiinteistönvälitysjärjestelmät, asuntojen myyntiilmoitusportaalit ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat. Rekisterinpitäjän alihankkijoita ovat Almamedia Oyj (Kiinteistönvälitysjärjestelmä Kivi) ja Accountor Finago Oy (Taloushallinnon ohjelmisto Procountor). Yhtiöiden tietosuojaselosteet ovat luettavissa: https://www.almamedia.fi/tietosuoja/ ja https://procountor.fi/tietosuojaseloste/.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuuta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Edellä mainitusta poiketen asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- ja selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä 4:3§). Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, tulee pyyntö tästä lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuojaasetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla. Mikäli henkilötietojen kerääminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, henkilötiedot voidaan poistaa tämän pyynnöstä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Pin It on Pinterest